Alat-Alat Kearsipan Kantor
ALAT-ALAT KEARSIPAN
KANTOR
http://bisnisrumahq.blogspot.com/2017/01/alat-alat-kearsipan-kantor.html
1. Filing cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa
laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap
laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun
berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.
2. Almari Rotary
Almari Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan
arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Almari Arsip
Almari Arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam
berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang
dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau
menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau
dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip
dimasukan ke map.
4. Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak
terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak
arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak
arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya.
Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.
5. Hanging Folde
Hanging Folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.
Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging
folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada
didalamnya.
6. Stop Map
Stop Map yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.
Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak
jatuh.
7. Folder
Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini
berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya,
maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan
kedalam kotak secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada
posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder
tersebut.
8. Snelhecter
Snelhecter yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map
ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama
digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif
tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
9. Guide Arsip
Guide Arsip merupakan lembaran kertas tebal
atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :
·
Tab Guide, yaitu bagian yang
menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan)
arsip.
·
Badan Guide, berfungsi untuk
menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan
ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan
bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran
folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang
disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai
berikut.
·
Guide pertama, yaitu tab guide
terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main
subject).
·
Guide kedua, yaitu tab guide
terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder
(sub subject).
·
Guide ketiga, yaitu tab guide
terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier
(sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
10. Odner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat
jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
11. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi :
·
stapler kecil, yaitu stapler
yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
·
stapler sedang, yaitu stapler
yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
·
stapler besar, yaitu stapler
yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
12. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat
dibedakan sebagai berikut:
·
Perforator dengan satu
pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan
lain-lain.
·
Perforator dengan dua pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau
ordner.
·
Perforator dengan lima
pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam
ordner.
13. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.
·
Numerator kecil, yaitu
numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
·
Numerator besar, yaitu
numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.
14. Box Arsip
Box Arsip adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan
dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.
15. Label Arsip
Label Arsip adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada
map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
16. Tickler file
Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau
baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang
berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau
pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
17. Lemari Cardex
Lemari Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di
dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.
Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
18. Laci Kartu
Laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam
rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.
Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan
kebutuhan.
19. Alat Penyimpanan
Khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD),
kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat
tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk
menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam
dan plastik.
Komentar
Posting Komentar